Sınav çizelgeleme, sınav yeri ve gözetmen atama problemlerinin çözümü için model önerileri ve uygulaması

Abstract

Hizmet sistemlerinden biri olan eğitim kurumlarında akademik personel, derslik ve öğrenciler kapasite yönetiminin önemli unsurlarını oluşturmaktadır. Kapasitenin etkin kullanılması, akademik personelin katma değerli işlerde daha fazla mesai harcaması, öğrencilerin ihtiyaçlarının doğru bir şekilde analizi ve yönetimin daha verimli strateji üretmesini sağlamaktadır. Eğitim kurumlarında; her yarıyılda uygulanan ara sınav, final ve mazeret sınavları ile yaz döneminde uygulanan bütünleme, not yükseltme, tek ders ve engel sınavları için etkin planlanma yapılması hizmet kalitesi açısından önemli bir faaliyet olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu çalışmada da, sınav çizelgeleme, sınav yeri ve gözetmen atama problemlerinin çözümü için dört ayrı model geliştirilmiştir. Sınav çizelgeleme modelinde, öğretmenlerin mazeretleri ile öğrencilerin isteklerinin dikkate alınarak bir öğrenciye aynı oturumda birden fazla sınav gelmeyecek şekilde sınav tarih ve oturumları belirlenmektedir. Sınav yeri atama modelinde, oturumları ilk modelde belirlenen sınavlar için her bir oturumda sınav salonu/dersliklerdeki kapasite aşılmadan, bir arada yapılabilecek ve yapılamayacak sınavlar dikkate alınarak hangi kısım/şube/öğrencinin hangi sınavda nerede sınava gireceği tespit edilmektedir. Gözetmen atama modelinde ise daha önce atama yapılan sınav salonu/dersliklerdeki sınava girecek öğrenci sayısına bağlı olarak belirlenen gözetmen ihtiyacına göre; personelin bu süreçteki mazeretleri, art arda gelen oturumlarda sınav görevi yazılmaması, oturumların ortalaması kadar görev yazılması, görev süresinin dengelenmesi ile personelin kıdem düzeyi dikkate alınarak gözetmenlik görevleri yazılmaktadır. Yöntem olarak karma tam sayılı programlama ile hedef programlama kullanılmıştır. Modellerin kodlanması Ilog Cplex Optimization Studio 12.6 ile gerçekleştirilmiştir. Çalışma bir yükseköğrenim kurumunda uygulanmıştır. Uygulama sonuçları ayrıntılı olarak analiz edilmiştir. Ayrıca; kullanıcıların veri girişi, analizi ve uygulama sonuçlarını rahat bir şekilde tamamlayabilmesi için bir veri tabanı ile ara yüz uygulaması da gerçekleştirilmiştir.

Academic staff, classrooms and students are important components of capacity management in educational institutions, one of the service systems. Efficient use of capacity ensures that academic staffs spend more working time on value added works, an accurate analysis of students' needs and generation of more productive strategies by the management. In educational institutions; the efficient planning of mid-term, final and excuse exams of every academic term and the make-up, increase grade, single course and excuse exams conducted in summer period pose to be an important activity for the quality of services. In this study, to solve the problems of exam scheduling, assignment of proctors and exam locations, four different models have been developed. In the scheduling model, exam dates and sessions are determined by considering student excuses and demands while ensuring that no one student has more than one exam in every session. In exam location assignment model for the exams whose sessions are determined in the first model, where each section/branch/student will take the exam is determined by considering the exams that could be held together with other exams and without the others and without excessing the capacity of the exam locations/classrooms. In the proctor assignment model, the number of proctors needed is determined according to the number of students who will take the exam in the exam locations/classrooms which were assigned earlier. The supervision of the exams are written by taking the following factors into consideration: the excuses of the staff during the exam period, not assigning same proctors in consecutive sessions, assigning proctorship by the average number of sessions and balancing the assignment period with the rank level of the staff. For the method, mixed-integer programming and goal programming have been used. Ilog Cplex Optimization Studio 12.6 has been used for encoding the models. The study has been implemented in an undergraduate school. The results of the implementation have been analyzed in detail. Furthermore; a database and an interface application have been produced in order to help the users with the entry and analysis of data, and complete the exam results easily.