Örgütlerde performans yönetim sisteminden performans esaslı bütçelemeye: Kırşehir belediyesi örneği

Abstract

21. yüzyılda örgütler, önemli bir kavramın arayışı içerisine girmişlerdir: Etkinlik… Yaşanan yoğun rekabet, örgütleri, pazarda en etkin şekilde tüketiciye ulaşabilmenin alternatiflerini aramaya doğru yöneltmiştir. Bu arayış, yalnızca pazardaki etkinliği değil, aynı zamanda üretim sürecinde verimlilik artışı ihtiyacını da gündeme getirmiştir. Çünkü insanlar, bu yüzyılın başlarından itibaren yalnızca mal ya da hizmetin miktarında artış ihtiyacı duymamışlar, aynı zamanda mal ya da hizmetlerde artan oranlarda nitelik arayışı içerisine girmişlerdir. İnsanlardaki bu arayış, örgütleri, üretim süreçlerinde nitelik artışını sağlamak ve maliyetleri azaltabilmek için etkin ve verimli çalışma yöntem ve sistem arayışına doğru yöneltmiştir. Özel sektörde yaygın olarak kullanılmaya başlanmış olan performans yönetim sistemi, etkinlik ve verimlilik arayışı için tasarlanmış bir yönetim sistemidir. Bu sistem, söz konusu amaçları gerçekleştirebilmek için kamu örgütlerinde de son zamanlarda kullanılmaya başlanmıştır. Halka en yakın hizmet birimi olan belediyeler de, bir kamu örgütü olarak performans yönetim sistemlerine doğru yönelim içerisine girmişlerdir. Bu gelişmeler ışığında kaynakların etkin kullanımı sorunu gündeme gelmiş, böylece verimlilik ihtiyacının kaynakla ilişkili kısmının da sürece dahil edilmesi gerekmiştir. Oluşturulan performans yönetim sistemlerine bütçe boyutu da eklenerek performans esaslı bütçe çalışmaları ön plana çıkmaktadır. Literatürde sıkça rastlanan performans yönetim sistemi kavramı, kamu örgütlerinin uygulamasında oldukça sıkıntı yaşadığı ve işlevselliği son derece zor bir konudur. Çalışmamızın amacı, kamu örgütlerinde performans yönetim sistemi ve performansa dayalı bütçeleme sisteminin uygulanabileceği uygun bir model tasarlamaktır. Çalışmamız beş ana bölümden oluşmaktadır. Girişten sonra, birinci bölümde, örgüt ve örgüt olarak belediyeler hakkında genel ve niceliksel bilgiler verilmiştir. II Performans Yönetim Sistemi başlıklı ikinci bölümde ise, performans yönetim sistemine ilişkin temel kavramlar üzerinde durularak bu sisteme ilişkin genel bilgiler verilmiştir. Üçüncü bölümde, performans yönetim sisteminin belediyelerdeki kurumsallaştırılabilecek yapısı üzerinde durulmuş olup bu yapı, iki bölümde incelenmiştir. Bunlar, Belediyelerde Stratejik Planlama ve Belediyelerde Performans Planlamasıdır. Kavramsal açıklamalarla birlikte sürecin işleyişi ile ilgili bilgiler verilmiş ve bu süreçte karşılaşılabilecek olası sorunlar üzerinde durulmuştur. Dördüncü bölümde genel olarak bütçe kavramı üzerinde durulmuş ve belediyelerdeki bütçeleme süreçleri anlatılarak performans esaslı bütçeleme ile ilgili temel bilgiler verilmiştir. Beşinci bölümde performans yönetim sistemi ve performans esaslı bütçelemeye ilişkin bir model tasarlanmış ve modelin uygulaması için Kırşehir Belediyesi seçilmiştir. Kırşehir Belediyesi'nde performans yönetim sistemi ve performans esaslı bütçenin uygulanması sürecinde, doğrudan birimlerle ilişki kurulmuş ve işe en yakın olan birimlerden bilgiler toplanmıştır. Çalışma ekibi ve dış paydaşlarla sık sık toplantılar yapılarak, sistemin oluşturulmasında katılımcı bir yaklaşım benimsenmiştir. Uygulamada birtakım sorunlarla karşılaşılmış ve bunlar, bu bölümde maddeler halinde ifade edilerek çeşitli önerilerde bulunulmuştur. Tasarlanan modelin uygulanması sonucunda, Kırşehir Belediyesi'nde performans yönetim sistemi uygulanabilir hale getirilmiş ve önümüzdeki üç yıla ilişkin bütçe tahminleri birimler bazında ortaya çıkarılmıştır. Tüm birimler için oluşturulan sistemi vermek yerine, içlerinden rastgele seçilen üç birimin sonuçlarına çalışma sürecinde yer verilmiştir. Çalışmanın sonunda ise, uygulamada elde edilen sonuçlar üzerinde durularak genel bir değerlendirme yapılmış ve önerilerde bulunulmuştur.

In 21th century, organisations began to search for an important concept: Efficiency… Intensive competition has directed organisations to search the alternatives of reaching consumers in the most effective ways in the market. This search updated not only the efficiency in the market, but also the need of productivity increase in production process at the same time as well. Since the beginning of this century, human beings not only required the increased goods and services in quantity, but also improved quality in goods and services at the same time. This search directed organisations to provide quality increases in production processes and effective working systems and methods. Performance management system used in private sector commonly is a system designed for searching efficiency and productivity. Recently this system has been employed in public organisations in order to realise these goals mentioned above. As a public organisation, municipalities which serve directly the people are now moving into performance management systems. In the lights of these developments, the problem of effective use of resources emerged, so it is needed to include the section of productivity need related to resources. Performance based budget studies come forward by adding budget dimension to the formed performance management systems. Performance management system concept oftenly seen in literature, is a very hard subject that public organisations have problems applying it in real life. The focus of this study is to solve this problem by designing a suitable model for public organisations which have problems with performance management system and performance based budgetting system. This study consist of 5 main parts. After introduction, in the first part, general information and quantity datas are given about organisation and municipality as an organisation. In the second part named as Performance Management System, basic IV concepts related to performance management system are examined and general information is given about the system. In the third part, instutionable structure of performance management system in municipalities are examined and this structure is examined in two parts. These are Strategic Planning in municipalities and performance planning in municipalities. Information related to process operation with the conceptional explanation is given and possible problems those may be met in this process is mentioned. In the fourth part budget concept is generally pointed out and basic information given about performance based budgeting by giving budget processes in municipalities. In the fifth part a model is designed related to performance management system and performance based budgeting and Kırşehir Municipality is chosen for applying this model. In the application process of performance management system and performance based budgetting, close contacts has been established directly to the units and it is tried to have information from the closest units to that work. By having meetings often with the working group and external partners, a contributive approach was considered in forming system. There were some problems in application and these problems were mentioned at the end of the study as items and some suggestions were made for them. As a result of application of designed model, performance management system has become applicable in Kırşehir Municipality and budget estimates of units for next three years were brought to light. Instead of giving the whole system for all units, the results of three randomly chosen units were discussed. At the and of this study, a general evaluation is done by examining the acquired results from the application and some suggestions are made.